Privacy-uitleg
Je klanten en de AVG
Dit is uitleg in grote lijnen, geen juridisch advies. De bronnen onderaan zijn nog niet allemaal nagelezen. Twijfel je, vraag het dan aan de Gegevensbeschermingsautoriteit of je adviseur.
Wat zijn persoonsgegevens
Alles waarmee je iemand kunt herkennen: een naam, een telefoonnummer, een adres, maar ook een notitie als ‘wil liever geen mail’. Een kaart over een zaak bevat ze vaak ook, want er staat een contactpersoon op.
De AVG (de Europese privacywet) en de Belgische privacywet van 2018 gelden ook voor een kleine zaak met een kaartenbak.
Jij bent de verantwoordelijke
Jij beslist welke klanten je bijhoudt en waarom. Daarmee ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Kaartenbak is een hulpmiddel op jouw toestel: nealvdv krijgt je kaarten nooit te zien.
Dat betekent ook: als een klant vraagt wat je over hem bijhoudt, ben jij degene die antwoordt.
Waarom je een kaart mag bijhouden
Je hebt een reden nodig om gegevens bij te houden. Voor een klant met wie je samenwerkt of die een offerte vroeg, is dat meestal de overeenkomst of de vraag van de klant zelf. Voor andere doelen, zoals reclame, gelden strengere regels.
Schrijf dus op wat je nodig hebt om de klant te helpen, en niet meer.
Alleen wat je nodig hebt
Een kaart heeft genoeg aan een naam, een manier om iemand te bereiken en wat jullie afspraken. Gevoelige zaken zoals gezondheid, geloof of politieke voorkeur horen er niet op.
Schrijf notities zo dat je ze de klant zelf zou durven tonen.
De rechten van je klant
Een klant mag vragen welke gegevens je over hem hebt, ze laten verbeteren of laten wissen. In Kaartenbak toon je de kaart, pas je ze aan of verwijder je ze met één klik.
Antwoord binnen een redelijke tijd. De precieze termijnen staan in de AVG en bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Hoe lang je een kaart houdt
Niet langer dan nodig. Is iemand al jaren geen klant meer en heb je de gegevens nergens meer voor nodig, verwijder dan de kaart. Voor facturen gelden aparte bewaarregels: die horen in je boekhouding, niet in je kaartenbak.
Sorteer af en toe op ‘Laatst gewijzigd’ om oude kaarten op te ruimen.
Mailen en reclame
Een klant mailen over zijn eigen vraag of offerte is iets anders dan reclame sturen. Voor reclame per mail heb je in de regel vooraf toestemming nodig, met een uitzondering voor eigen klanten en gelijkaardige producten, en altijd een manier om je af te melden.
Kaartenbak verstuurt zelf geen mails en maakt geen mailinglijsten.
Wat Kaartenbak doet
Je kaarten staan in de opslag van je eigen browser, op dit toestel. Er is geen account en geen server die ze ontvangt. Een export of back-up is een gewoon bestand: bewaar het veilig en stuur het niet zomaar door.
Laat je toestel niet onbeheerd open, en wis met Alles vergeten wat je niet meer nodig hebt.
Om verder te lezen
Kaartenbak helpt je je klanten en je afspraken bijhouden. Voor de regels zelf verwijzen we naar de officiële bronnen hieronder; wat nog niet nagelezen is, staat erbij.
- OfficieelVerordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming, AVG)
- OfficieelWet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
- OfficieelKmo's en de AVG
- OfficieelUw rechten (inzage, verbetering, wissing)
- OfficieelDirect marketing
- OfficieelOngevraagde reclame per e-mail (spam)
Uitleg laatst nagelezen op 21 oktober 2026
Kaartenbak geeft uitleg in grote lijnen, geen juridisch advies. Wat voor jouw zaak geldt, hangt af van wat je doet met de gegevens: vraag het bij twijfel aan de Gegevensbeschermingsautoriteit of je adviseur.