Vie privée expliquée
Vos clients et le RGPD
Ce sont des explications générales, pas un avis juridique. Les sources en bas de page n’ont pas encore toutes été relues. En cas de doute, demandez à l’Autorité de protection des données ou à votre conseiller.
Que sont des données personnelles
Tout ce qui permet de reconnaître quelqu’un : un nom, un numéro de téléphone, une adresse, mais aussi une note comme « préfère ne pas recevoir d’e-mails ». Une fiche d’entreprise en contient souvent aussi, car une personne de contact y figure.
Le RGPD (la loi européenne sur la vie privée) et la loi belge de 2018 s’appliquent aussi à une petite entreprise avec un fichier.
C’est vous le responsable
C’est vous qui décidez quels clients vous suivez et pourquoi. Vous êtes donc le responsable du traitement. Kaartenbak est un outil sur votre appareil : nealvdv ne voit jamais vos fiches.
Cela veut aussi dire : si un client demande ce que vous gardez sur lui, c’est vous qui répondez.
Pourquoi vous pouvez tenir une fiche
Il vous faut une raison pour garder des données. Pour un client avec qui vous travaillez ou qui a demandé un devis, c’est en général le contrat ou la demande du client lui-même. Pour d’autres buts, comme la publicité, les règles sont plus strictes.
Notez donc ce dont vous avez besoin pour aider le client, et pas plus.
Seulement ce dont vous avez besoin
Une fiche se contente d’un nom, d’un moyen de joindre la personne et de ce que vous avez convenu. Les sujets sensibles comme la santé, la religion ou les opinions politiques n’y ont pas leur place.
Écrivez vos notes de façon à oser les montrer au client lui-même.
Les droits de votre client
Un client peut demander quelles données vous avez sur lui, les faire corriger ou les faire effacer. Dans Kaartenbak, vous montrez la fiche, la modifiez ou la supprimez en un clic.
Répondez dans un délai raisonnable. Les délais précis figurent dans le RGPD et chez l’Autorité de protection des données.
Combien de temps garder une fiche
Pas plus longtemps que nécessaire. Si quelqu’un n’est plus client depuis des années et que vous n’avez plus besoin des données, supprimez la fiche. Les factures ont leurs propres règles de conservation : elles vont dans votre comptabilité, pas dans votre fichier.
Triez de temps en temps sur « Modifiées récemment » pour ranger les vieilles fiches.
E-mails et publicité
Écrire à un client au sujet de sa propre demande ou de son devis, ce n’est pas envoyer de la publicité. Pour la publicité par e-mail, il faut en règle générale un consentement préalable, avec une exception pour vos propres clients et des produits similaires, et toujours un moyen de se désinscrire.
Kaartenbak n’envoie lui-même aucun e-mail et ne crée pas de listes de diffusion.
Ce que fait Kaartenbak
Vos fiches sont dans le stockage de votre propre navigateur, sur cet appareil. Il n’y a ni compte ni serveur qui les reçoit. Un export ou une sauvegarde est un simple fichier : gardez-le en sécurité et ne le transmettez pas à la légère.
Ne laissez pas votre appareil ouvert sans surveillance, et effacez avec Tout oublier ce dont vous n’avez plus besoin.
Pour aller plus loin
Kaartenbak vous aide à suivre vos clients et vos rendez-vous. Pour les règles elles-mêmes, nous renvoyons aux sources officielles ci-dessous ; ce qui n’a pas encore été relu est indiqué.
- OfficielVerordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming, AVG)
- OfficielWet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
- OfficielKmo's en de AVG
- OfficielUw rechten (inzage, verbetering, wissing)
- OfficielDirect marketing
- OfficielOngevraagde reclame per e-mail (spam)
Explications relues pour la dernière fois le 21 octobre 2026
Kaartenbak donne des explications générales, pas un avis juridique. Ce qui vaut pour votre entreprise dépend de ce que vous faites des données : en cas de doute, demandez à l’Autorité de protection des données ou à votre conseiller.